Så sköter du mejlen smart

Det finns siffror som visar att den vanliga kontorsarbetaren i snitt måste ta sig igenom ett 30-tal mejl per dag, medan chefen eller projektledaren får betydligt fler. Hur kan du sköta din e-post på ett effektivt sätt? Det ska vi ge dig tips på här!

Steg 1: Prioritera meddelandena i inboxen

Om du ständigt får en massa inkommande mejl måste du identifiera vilka som verkligen är viktiga.

- Kontrollera namnet på avsändaren. Väntar du på viktiga mejl från just dessa avsändare? Hur snabbt måste du återkomma till dem?
- Titta på ämnet. Är det brådskande eller bara ren information? Berör det ett ämne som ligger inom ditt ansvarsområde, eller är det något som ska vidarebefordras till någon annan?
- Se vilken prioritet avsändaren satt på meddelandet. Är det verkligen så viktigt? Vissa människor tenderar att benämna alla meddelande som ”viktiga”, om så inte är fallet.
- Är det ett uppenbart spammeddelande? Kan de raderas utan att läsas?
- Kontrollera tidpunkten då meddelandet kom. Har det legat länge i inboxen?

En inledande skanning av e-posten kan tala om för dig vilka meddelande du behöver ta hand om med en gång. De andra kan vänta till en mer passande tidpunkt.

Steg 2: Svara stegvis

Eftersom e-posten är ett omedelbart media kan det vara lockande att svara direkt, även om det inte är nödvändigt. Du kan svara i flera steg – först kan du bara meddela att du tagit emot mejlet för att i nästa steg återkomma med ett mer detaljerat svar. Väljer du att göra på detta sätt är det bra om du ger mottagaren en indikation om när du tänker svara mer utförligt. Försök sedan hålla denna deadline.

Om meddelandet bara kräver ett kort svar som ”Ja, jag kan kl. 09.00” , kan du så klart svara direkt. Att inte svar med en gång, eller i mer en ett steg, kan vara användbart om du:
- Behöver skaffa dig mer information för att kunna svara.
- Det handlar om något invecklat och du behöver tänka igenom ditt svar istället för att svara något förhastat.
- Du känner dig irriterad av innehållet i meddelandet och behöver lugna ner dig för att inte svara något du ångrar.

Att svara stegvis ger dig möjlighet att hålla kontakten utan att avbryta annat arbete som är viktigare att lösa för stunden. Det ger dig också lite andrum och möjlighet att fundera över hur du ska svara.

Lycka till!